3 maneras sencillas de gestionar su carga de trabajo como freelance

Lo hermoso del freelance es su pura posibilidad de que siempre haya un nuevo proyecto en el horizonte. Aplicas tus habilidades a nuevos proyectos y trabajas con todo tipo de gente, y es emocionante. Y agotador.

A medida que tienes más éxito y empiezas a acumular trabajo, más se superponen los trabajos. Así que tienes que aprender a priorizar los proyectos, para asegurarte de que el trabajo llegue a tus clientes según lo previsto. Como autónomo, la fiabilidad es el rey.

Entonces, ¿cómo lo haces? No podemos enfatizarlo lo suficiente: organización. Sí, una palabra que da miedo, tan mundana y poco creativa. Pero rastrear y organizar todo, desde sus proyectos, a sus clientes, a su tiempo hora por hora es la clave para un flujo de trabajo profesional independiente. Sea creativo en el seguimiento de su trabajo, y le ayudará a tener más éxito a largo plazo.

1. Comuníquese con sus clientes.


Esto es algo muy importante, y siempre es tu primer paso. Es fácil oír hablar de un trabajo interesante y querer entrar en él. Pero eso puede dejarte atascado en una loca mezcla de requisitos y expectativas, proyectos que crecen en alcance ante tus ojos sin la correspondiente compensación!

Antes de aceptar un trabajo, asegúrate de que tú y el cliente estén de acuerdo. Sepa lo que va a producir y por cuánto, cuánto tiempo va a tomar y cuán flexibles pueden ser ambas partes si las cosas no salen según lo planeado. Asegúrate de que tienes esto en claro y escríbelo en tu contrato.

Tengan en cuenta que esto tampoco está relegado al inicio del proyecto. Las cosas van a ir de forma diferente a lo esperado, así que ten un plan para eso. Establece desde el principio con qué frecuencia vas a actualizar al cliente y asegúrate de mantenerte consistente con eso.

Las mejores herramientas para el trabajo: proyectos 1 a 1 y correo electrónico

Asegúrate de tener todo por escrito en algún lugar, ya que los recuerdos pueden ser cosas volubles. Usted y un cliente puede que no recuerden las cosas de la misma manera después de un par de meses, así que asegúrese de que haya un lugar al que ambos puedan referirse para esos detalles.

2. Grabar cada oferta

Cuando recibas una solicitud de trabajo, asegúrate de que la rastreas desde el principio. Mantenga un único documento con todo su trabajo en curso. Deberías ser capaz de ver todo en un solo lugar como una visión general.

La información más importante a incluir es:

Nombre del cliente y del proyecto

Esto te ayudará a organizar tu trabajo, especialmente si trabajas en varios proyectos para un solo cliente.

Fecha de la solicitud inicial

Establezca el orden en que los clientes acudieron a usted en busca de ayuda registrando el día del primer contacto de cada uno, para cada proyecto en el que trabaje para ellos.

Fecha estimada de inicio y finalización

Esto dependerá de la forma en que estructuren su trabajo, ya sea en curso o proyecto por proyecto. Lo que es importante es saber cuánto tiempo, en una base más grande de semana a semana o mes a mes, quieres dedicar a este proyecto. Si esto parece demasiado difícil, una buena manera de empezar es dividirse en tareas de hito.

Horas por día/semana/mes para completar

Esto va de la mano con el objetivo anterior. Basándose en la experiencia y el autoconocimiento, registre cuánto tiempo ha dedicado a cada proyecto. Puedes modificar esto más tarde, pero saber desde el principio te ayudará a decidir qué proyectos haces y cuáles no.

La mejor herramienta para el trabajo: Una hoja de cálculo

Un simple documento de Google o Excel es perfectamente adecuado para esta tarea. Permite compartimentar y modificar la información, ordenarla por factores variables, y se comparte fácilmente entre equipos. Una vez que tengas este documento elegante y listo para usar, revísalo todos los días. De esta manera, tendrás una visión holística de lo que hay que hacer cuando estés creando tus programas diarios.

Afrontémoslo, algunos trabajos son más importantes que otros. Es un cliente poderoso o conectado, tal vez un cliente repetido, un informe más creativo, un trabajo de mayor alcance. Crea tu propio sistema para determinar qué proyectos necesitas priorizar antes que otros.

3. Seguimiento de las responsabilidades diarias

Lista de tareas pendientes

Ok, ahora que tienes un registro de los grandes rasgos de tus proyectos, tienes que hacer una lista de tareas diarias. Cada vez que tengas un proyecto, desglósalo tanto como puedas en tareas individuales. La clave aquí es tener todo en esta lista directamente procesable y ordenado en una línea de tiempo de lo que se puede hacer, cuando.

La mejor herramienta para el trabajo: Trello

Ya hemos hablado de Trello en este blog, es la forma en que hacemos nuestro trabajo en la oficina de 99designs. Pero con su capacidad para crear proyectos más grandes con tareas individuales, categorizarlos por color y las capacidades de calendario incorporadas, es una ventanilla única para establecer tu agenda.

Bitácora de trabajo

Lleve un registro de lo que hace cada hora. Es fácil quedar atrapado en un trabajo y no tener idea de cuánto tiempo has dedicado a una tarea específica. Pero ser deliberado en la forma en que pasas tu tiempo te ayudará tanto en la ejecución de tus proyectos actuales como futuros.

Por ejemplo, si sabes que pasas demasiado tiempo en un proyecto mientras estás en medio de él, puedes reducirlo a una carga de trabajo más razonable o negociar más tiempo con un cliente. Además, tener estos datos para tus proyectos anteriores puede ayudarte a hacer un seguimiento de qué tipo de clientes y tareas te dan el mejor retorno de la inversión.

La mejor herramienta para el trabajo: Toggle

Hay un montón de aplicaciones disponibles en estos días para el seguimiento del tiempo. Por ejemplo, toma Toggl, que te permite rastrear y reportar proyectos por cliente. Si quieres saber más, aquí tienes una revisión completa de la herramienta.

Sigue así.

Se necesita un poco de su tiempo para implementar y completar este tipo de procesos organizativos. Pero es una inversión que puede ayudarte seriamente a tomar lo que aprendes de cada proyecto y aplicarlo al siguiente. Te hará un mejor y más eficiente trabajador independiente.

Cuando todo se reduce a esto, las mejores herramientas de organización están ahí para ayudarte a conocerte a ti mismo.

¿Cómo gestionas tu carga de trabajo como freelance? Comparte tus secretos en los comentarios!

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